Dokumentert er en tjeneste for lydopptak, transkripsjon og automatisk generering av møtereferater, med AI-assistert søk og spørsmål/svar over møteinnhold. Denne erklæringen gjelder hele tjenesten – både mobilappen og webapplikasjonen (app.dokumentert.ai) – og beskriver hvilke personopplysninger vi behandler, hvem de deles med, hvor de lagres, og hvilke rettigheter du har.
Dokumentert brukes av virksomheter, og all data er knyttet til din organisasjons Microsoft Entra ID-tenant. Din arbeidsgiver/organisasjon er behandlingsansvarlig for opplysningene, og Flyt IT AS opptrer som databehandler på vegne av organisasjonen. Spørsmål om egne opplysninger kan rettes både til din organisasjon og til oss.
Kontoinformasjon (via Microsoft Entra ID): navn, e-postadresse (brukernavn) og en unik bruker-ID fra din organisasjons Microsoft Entra ID, samt rolle og innloggingstidspunkt. Innlogging håndteres av Microsoft. Vi lagrer ikke passordet ditt.
Lydopptak: lyd du tar opp i appen eller laster opp. I mobilappen lagres opptak midlertidig lokalt på enheten og lastes opp til tjenesten for behandling.
Transkripsjoner og referater: tekst utledet fra opptakene, inkludert hvem som sier hva (taleridentifikasjon), samt AI-genererte møtereferater.
Innhold du oppgir: møtetittel, valgfri kontekst, møteagenda/ -invitasjon, valgt språk, mapper og referatmaler.
Møte-assistent (spørsmål/svar): spørsmål du stiller og svar fra AI-assistenten, inkludert chat-historikk knyttet til møtene dine.
Deling og organisering: mappe- og delingsinnstillinger som styrer hvem i organisasjonen din som har tilgang til hvilke møter.
Bruks- og forbruksdata: teknisk metadata om behandlingen (f.eks. varighet og forbruk) brukt til drift og fakturering per organisasjon.
Behandlingen skjer for å oppfylle avtalen mellom Flyt IT og din organisasjon, og etter organisasjonens instruks. Vi bruker ikke opplysningene til annonsering, og tjenesten inneholder ingen annonse- eller sporingsverktøy.
Vi selger ikke personopplysninger. For å levere tjenesten benytter vi følgende underleverandører, som kun behandler data på våre vegne:
| Leverandør | Formål |
|---|---|
| Microsoft | Innlogging (Entra ID) og skydrift (Azure): lagring, database, tale-til-tekst og meldingstjenester |
| Microsoft (Azure OpenAI) | AI-behandling: tekstforbedring, generering av referater, validering, møte-assistent (spørsmål/svar) og tekst-embeddinger for søk |
| Elastic | Indeksering og semantisk søk over møteinnhold |
Lagring og behandling skjer i EU/EØS (se under). Møteinnhold sendes ikke til OpenAI eller andre leverandører utenfor EØS. AI-behandlingen går gjennom Microsoft Azure OpenAI i Sverige, satt opp slik at modellkallene holdes innenfor EUs datasone.
Skulle overføring utenfor EØS likevel bli nødvendig, skjer den med lovlig overføringsgrunnlag, som EUs standardavtalevilkår (Standard Contractual Clauses). Ta kontakt for mer informasjon om overføringsgrunnlag.
Møter og referater kan deles med andre brukere i din egen organisasjon gjennom personlige mapper, delte mapper eller deling av enkeltmøter, med ulike tilgangsnivåer (lese, redigere referat, administrere). Data deles aldri på tvers av organisasjoner – hver organisasjon er logisk adskilt.
All kommunikasjon skjer kryptert over HTTPS/TLS. Tilgang styres via Microsoft Entra ID og tilgangsstyring per organisasjon.
Du har rett til innsyn, retting og sletting av dine personopplysninger i Dokumentert. Enkeltmøter kan slettes direkte i tjenesten. Sletting av øvrige data / hele kontoen skjer manuelt ved henvendelse.
Slik ber du om sletting:
Hvilke data som slettes: kontoinformasjon (navn, e-post, bruker-ID), lydopptak, transkripsjoner, referater, møte-chat og tilhørende søkeindeks knyttet til kontoen din.
Hva som eventuelt beholdes: opplysninger vi er lovpålagt å oppbevare (f.eks. regnskaps-/faktureringsdata) beholdes så lenge loven krever. Slettede filer kan ligge i sikkerhetskopi i inntil 60 dager før permanent fjerning.
Merk at kontoen din administreres av din organisasjons Microsoft Entra ID. Sletting av selve brukerkontoen håndteres av organisasjonens IT-ansvarlige. Du kan også klage til Datatilsynet.
Vi kan oppdatere denne erklæringen. Ved vesentlige endringer varsler vi i tjenesten eller på denne siden.
Flyt IT AS
Gran, Innlandet, Norge
kontakt@flytit.no